3.1 คำอธิบายทั่วไปเกี่ยวกับระบบที่ใช้อยู่  ( Existing System Exlanation )
ระบบงานร้านเช่าหนังสือดอกฟ้า  ได้เกิดขึ้นพร้อมกับการก่อตั้งร้านเมื่อ ปีพศ. 2538  โดยการทำงานของระบบทั้งหมดจะใช้ระบบ
ป้อนด้วยมือ หรือ Manual ทั้งหมดมาโดยตลอด การรับสมาชิกใหม่ พนักงานจะบันทึกข้อมูลลงในแฟ้มเอกสารของสมาชิกคนนั้นเป็นของใคร
ของมัน   ถ้าหากว่าสมาชิกคนดังกล่าวมาเช่าหนังสือ  ก็จะบันทึกรายการในแฟ้มของสมาชิกคนนี้ต่อท้ายจากข้อมูลสมาชิกเลย    การทำงาน
ดังกล่าวทำให้เกิดปัญหาอย่างมาก  แม้ในตอนแรกที่เริ่มเปิดร้านไม่ค่อยจะมีปัญหาเท่าใดนัก  แต่ในภายหลังที่มีข้อมูลให้ตรวจสอบมาก  และทาง
ร้านจำเป็นต้องตรวจสอบข้อมูลหนังสืออยู่เสมอ  กลับทำได้ยากเพราะไม่อาจค้นหาได้ว่า  หนังสือเล่มใดที่สมาชิกเช่าไปแล้วนานๆ บางครั้ง
สมาชิกเช่าไปแล้วไม่นำหนังสือมาส่งคืน ทางร้านก็ไม่รู้ว่าหายไป  เพราะว่าไม่ได้ไปเปิดดูแฟ้มสมาชิก ดูข้อมูลการเช่าหนังสือของสมาชิกแต่ละ
คนได้ เพราะว่าจำนวนสมาชิกมีเยอะมาก 


  
                              	 เอกสารสมาชิกปัจจุบัน
หมายเลขสมาชิก     20001
ชื่อ นาย เทียน นิสาละ       อายุ  16 ปี
ที่อยู่  246 หมู่ 1 ต.สุเทพ  อ.เมือง  จ.เชียงใหม่ 
โทรศัพท์  (053)541544 
วันเริ่มเป็นสมาชิก  01/02/98
วันสิ้นสุดสมาชิก
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
วดป          	 หนังสือ 			ค่าเช่า (บ.)   พนง.ผู้ให้เช่า   พนง.ผู้รับคืน
01/09/98	ข้าชื่อเรียว#1, สมุนไพรไทย ,                              11             หนึ่งฤทัย      อัษฎาวุธ
                   ขบวนการปราบผี#1
01/11/98     ปัญหาเรื่องXXX,ข้าชื่อเรียว#2                            10             อัษฎาวุธ        อัษฎาวุธ


 
  
				
	

	รูป : แสดงเอกสารในแฟ้มสมาชิกที่มีรายการเช่าต่อท้ายข้อมูลสมาชิก
	บางครั้งที่เจ้าของร้านต้องการรายงานสรุปเกี่ยวกับหนังสือที่ค้างส่ง   พนักงานก็ไม่สามารถที่จะรวบรวมข้อมูลมาทำรายงานให้
เจ้าของร้านดูได้  เพราะเหตุที่กล่าวไปแล้วนั้น
	การรับข้อมูลหนังสือใหม่เข้าในร้านนั้นทางร้านจะจัดเก็บข้อมูลในแฟ้มเอกสารเหมือนกัน   แฟ้มเอกสาร 1 แฟ้มจะเก็บข้อมูล
หนังสือ 1 ประเภท ส่วนการกำหนดค่าเช่าของหนังสือแต่ละเล่มนั้น จะต้องทำการพิจารณาองค์ประกอบ 2 อย่างคือ ประเภทหนังสือ กับ ราคาปก
หนังสือที่มีราคาปกเท่ากันแต่ต่างประเภทกัน ก็จะมีค่าเช่าต่างกันด้วย ซึ่งอัตราค่าเช่าของแต่ละราคา แต่ละประเภทจะเป็นเท่าไรนั้น ทางเจ้าของ
ร้านจะเป็นผู้กำหนดดังตัวอย่างในตารางต่อไปนี้


  

                                                                      ราคาปก (Baht)	
___________________________________________________________
                                                >100                     51 - 99                     < 50
                                               ----------------------------------------------------------------------
ประเภท                                                                ค่าเช่า(Baht)
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
สารคดี                                       10                            7                             5
นวนิยายไทย                                  7                            5                             3
นวนิยายต่างประเทศ                      10                            7                             5
การ์ตูน                                         7                            5                             3
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



 
  
				
	
 รูป : แสดงตัวอย่างการกำหนดค่าเช่าของหนังสือต่างๆที่มีให้เช่าในร้าน

	ในการเช่าหนังสือแต่ละครั้งดังที่กล่าวไปแล้วข้างต้นที่ใช้วิธีบันทึกรายการเช่าต่อท้ายข้อมูลสมาชิก นั้น ทางร้านกำหนดให้ว่าสมาชิก
สามารถเช่าหนังสือได้ไม่เกิน 10 เล่ม วันหนึ่งจะเช่ากี่ครั้งก็ได้แต่ไม่เกิน 10 เล่ม(รวมหนังสือค้างส่งด้วย)  สมาชิกจะต้องวางบัตรเพื่อประกันไว้ด้วย 
เช่นบัตรนักศึกษา บัตรประจำตัวประชาชน ใบอณุญาติขับขี่ ก็ได้   และสมาชิกจะจ่ายเงินค่าเช่าในวันที่เช่าหนังสือหรือวันที่เอาหนังสือมาคืนก็ได้  
หากนำหนังสือมาคืนเลยกำหนดไปกี่วันก็ปรับสมาชิกตามค่าเช่าหนังสือที่ยังค้างส่งนั้นทั้งหมด คูณกับจำนวนวันที่เลยกำหนดไปนั้น  แต่สมาชิกต้อง
จ่ายเงินทั้งหมดในวันที่นำหนังสือมาคืน มิฉะนั้นทางร้านจะถือว่าลูกค้านั้นเป็นลูกหนี้ และถ้าหากสมาชิกนำหนังสือมาคืน  พนักงานจะนำตราประทับ
ที่สลักคำว่า "ส่งแล้ว" มาปั๊มตราประทับตรงหนังสือเล่มที่นำมาคืนนั้น และถ้าเกิดไม่มีหนังสือที่ค้างส่งแล้วพนักงานก็จะทำการคืนบัตรที่สมาชิกนำ
มาวางไว้ ให้แก่สมาชิก

	3.2 เอกสาร ( Document of Existing System )
	เพื่อให้เข้าใจระบบดีขึ้นคุณ  เทน ทำไมหล่อ จึงนัดคุณหวาน  วงศ์วิภามาทำการพูดคุยกันอีกครั้งเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติม  ของระบบที่เป็น
อยู่ ว่ามีลักษณะอย่างไรในรูปแบบของการสัมภาษณ์ นอกจากนี้คุณเทน ทำไมหล่อ ได้เชิญ คุณประกิจ วงศ์วิภา  ซึ่งเป็นเจ้าของร้าน และ
คุณหนึ่งฤทัย โสภาซึ่งเป็นหนึ่งในพนักงานของร้านมาร่วมสัมภาษณ์ด้วย เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ชัดเจนขึ้น
	ในรายงานการสัมภาษณ์ได้ใช้ชื่อย่อต่างๆ ดังนี้
	หวาน	คุณหวาน วงศ์วิภา  ภรรยาคุณประกิจเป็นหัวหน้าพนักงาน
	ประกิจ	คุณประกิจ  วงศ์วิภา  เจ้าของร้าน 
	หนึ่ง	คุณหนึ่งฤทัย   โสภา  พนักงานของร้าน
	เทน	คุณเทน ทำไมหล่อ  หัวหน้าฝ่ายวางระบบ บริษัท PC COMPUTER จำกัด 

	
บทสัมภาษณ์ ( Interview ) ผู้เกี่ยวข้องในระบบงาน
เทน 	สวัสดีครับ   คุณประกิจ .. คุณหวาน ...   คุณ โสภา วันนี้ผมขอสัมภาษ์อีกครั้งเพื่อขอรายละเอียดของระบบงานของร้านที่เป็นอยู่ว่า
	มีการทำงานอย่างไร เพราะว่าเท่าที่ทราบมา ถ้าจะเปลี่ยนระบบการทำงานของร้านใหม่  เราก็คงต้องเปลี่ยนใหม่ทั้งระบบครับ   	
	ผมจึงต้องการข้อมูลที่ลึก  และละเอียดกว่าที่แล้วมาสักหน่อย หวังว่าคงไม่ทำให้ทุกท่านเสียเวลามากนะครับ
ประกิจ	ไม่ต้องห่วงครับ พวกเรารู้ว่านี่เป็นหน้าที่และคุณก็ทำเพื่อร้านของเรา  ถ้าการเสียเวลาเพียงเล็กน้อยจะทำให้การบริหารงานในร้าน
	ดีขึ้น  ผมก็ว่ามันน่าจะคุ้มนะครับ พวกเราสามารถให้รายละเอียดแก่คุณได้ทุกอย่างและมากเท่าที่คุณต้องการครับ
หวาน	ใช่ค่ะดิฉัน และ หนึ่ง(ฤทัย)ก็ยินดีให้ความร่วมมือเต็มที่ วันนี้เราสองคนเคลียร์งานหมด	แล้วมีเวลาว่างตั้งครึ่งวันแน่ะ ใช่มั๊ยจ๊ะ
หนึ่ง	ค่ะคุณหวาน
เทน	ถ้าอย่างนั้น	ผมจะเริ่มเลยนะครับ     .... ในการรับหนังสือใหม่เข้ามาในร้าน เอ่อ.. ผมหมายถึงเวลามีหนังสือใหม่ออกมา ทางร้าน
	ได้มาอย่างไรครับ
หวาน	ดิฉันขออาสาตอบนะคะ คือทางร้านของเราใช้วิธีไปเดินซื้อเองน่ะค่ะ  ก็ร้านข้างๆเรานี่	แหละ เค้าเป็นผู้รับหนังสือการ์ตูน
	จากสำนักพิมพ์ต่างๆมาขาย แล้วเราก็ไปซื้อกับเขาอีกทีหนึ่ง  หรือถ้าไม่ซื้อที่นี่ เราก็ไปหาซื้อจากที่อื่นค่ะเพราะว่าใกล้ๆร้านของเรานี่
	ก็มีร้านที่ขายหนังสืออยู่หลายๆ ร้านเหมือนกัน แต่พวกสารคดีบางเล่มเราก็สั่งซื้อมาจากต่าง	จังหวัดนะคะ
เทน 	แล้วทางร้านไม่มีนโยบายการสั่งซื้อหนังสือโดยตรงจากสำนักพิมพ์หรือครับ 
ประกิจ	ผมเคยคิดอยู่เหมือนกันครับ แต่ก็ล้มเลิกความคิดนี้ไปแล้วเพราะคิดว่า เราไปหาซื้อเองจะดีกว่า ไม่ต้องเสียเวลารอให้สำนักพิมพ์ส่ง
	หนังสือมาให้ด้วย ได้ข่าวจากร้านอื่นๆที่รู้จักกันว่าบางสำนักพิมพ์ก็ส่งหนังสือมาให้ช้ามาก และทางเราก็ไม่อยากผูกมัดด้วยสัญญา
	ใดๆครับ
เทน	ถ้าอย่างนั้นถ้าเปลี่ยนระบบใหม่ ..............

		( การสัมภาษณ์จะยังคงมีต่อไป จนกว่าคุณเทน จะได้ข้อมูลเพียงพอ )

	-เอกสารข้อมูล ( Data Document )      ต่อไปนี้เป็นการแสดงตัวอย่างของเอกสารต่าง ที่มีอยู่ในปัจจุบัน	
	1.1)  เอกสาร  MEM. 1 แบบฟอร์มการกรอกข้อมูลสมาชิกใหม่ เป็นเอกสารที่ใช้ในการรับสมาชิกใหม่ เหตุที่ต้องใช้เอกสารนี้เพราะว่า
	              ต้องการบันทีกข้อมูลสมาชิกอย่างคร่าวๆ ก่อนที่พนักงานจะนำไปจัดเก็บข้อมูลเข้าแฟ้มสมาชิกปัจจุบันอีกครั้ง



  
							 
	บันทึกข้อมูลสมาชิกใหม่	 	                             แบบฟอร์ม MEM.1 
	วันที่สมัคร  ___  เดือน ________  พศ. 25_ _
	ชื่อ/สกุล    __________________________________________________
	วันเดือนปี เกิด    ______________________________________________
	เพศ    ___________
	อายุ    ___________ ปี
	ภูมิลำเนา ____________________________________________________
	ที่อยู่    _____________________________________________________
	เบอร์โทรศัพท์  ____________
	*  หมายเหตุ  -โปรดชำระค่าสมัครในวันที่สมัคร เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการทำบัตร
		   สมาชิก
		  -ท่านสามารถมารับบัตรสมาชิกได้ในอีก 2 วันนับจากวันนี้
	*   สำหรับพนักงาน 
	 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
	 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


 
  
				
	
               	                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 = "#0000ff">




  
	
                                                     เอกสารสมาชิกปัจจุบัน
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
 หมายเลขสมาชิก     20001
 ชื่อ      คุณเทียน นิสาละ      อายุ  16 ปี
 ที่อยู่    246 หมู่ 1 ต.สุเทพ  อ.เมือง  จ.เชียงใหม่ 
 โทรศัพท์  (053)541544 
 วันเริ่มเป็นสมาชิก  01/02/98
 วันสิ้นสุดสมาชิก   01/02/99
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
วดป              หนังสือ      	                         ค่าเช่า (บ.)   พนง.ผู้ให้เช่า   พนง.ผู้รับคืน
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


 
  
				
	
	
	2.1) เอกสาร BKS.1 แบบฟอร์มการกรอกข้อมูลหนังสือใหม่  ใช้กรอกข้อมูลหนังสือที่ซื้อมาใหม่



  

	
บันทึกข้อมูลหนังสือใหม่                      แบบฟอร์ม BKS.1 
ชื่อหนังสือ	..............................................................
ผู้แต่ง	..............................................................
ประเภท	..............................................................
ราคา	............................ บาท
วันที่ซื้อหนังสือ  ........ เดือน  ...................  พศ. 25.....
พนักงานผู้บันทึก  ......................................................



 
  
				
	
	

	2.2) เอกสารหนังสือปัจจุบัน



  
	
                      หนังสือปัจจุบัน
รหัสหนังสือ     ............................
ชื่อหนังสือ       ....................................................
รหัสประเภท     ....................................................
ชื่อประเภท       ....................................................
รหัสผู้แต่ง       ....................................................
ชื่อผู้แต่ง   	     ....................................................
ราคา               .............. บาท 
อัตราค่าเช่า      .............. บาท
วันที่ลงทะเบียน ......... เดือน  ...................  พศ. 25....


 
  
				
	
	
	แผนผังเอกสาร (Document Flow)
	แนวการเดินของเอกสารได้เขียนไว้ในส่วนของ Feasibility Study แล้ว และจากการศึกษาที่ผ่านมาไม่มีการเปลี่ยนแปลงจาก 
Document Flow ที่เคยเขียนไว้
			
	แผนผังงาน ( Layout Chart )
	แสดงแบบการจัดตำแหน่งของโต๊ะทำงาน  และชั้นหนังสือในร้านเช่าหนังสือดอกฟ้า
                
	3.3 ข้อดีของระบบที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
	1. มีการเก็บเอกสารต่างๆ ไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
	2. พนักงานมีความสามัคคีเพราะต้องช่วยกันทำงานตลอดเวลา และมีความรับผิดชอบในงานของตน
	3. ข้อมูลมีเอกสารอ้างอิงที่สามารถตรวจสอบได้ แต่ต้องใช้เวลา

	3.4 ข้อเสียของระบบที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
	1.  ข้อมูลสามารถตรวจสอบได้อย่างล่าช้า  และข้อมูลบางอย่างก็ไม่สามารถตรวจสอบได้แน่ชัด หรือถ้าตรวจสอบได้ก็ไม่แน่ใจว่า
	     จะถูกต้อง
	2.  การคำนวณต่างๆ เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และเสียเวลาในการคำนวณ
	3.  เกิดข้อผิดพลาดในการทำงานได้ง่าย
	4.  มีหนังสือของร้านหายเป็นประจำ เนื่องจากพนักงานดูแลพฤติกรรมของสมาชิกไม่ทั่วถึง
	5.  การทำงานที่น่าเบื่อกับเอกสาร ทุกๆวัน ทำให้พนักงานเกิดความเบื่อหน่าย อ่อนเพลียขาดความกระตือรือร้น 
	6.  ไม่สามารถหาข้อมูลสำหรับรายงานได้อย่างเพียงพอ
	7.  รายงานต่างๆ ตรวจสอบกับเอกสารหลักได้ยาก เช่นข้อมูลการเช่า
	8.  พนักงานต้องใช้เวลาในการบริการสมาชิกแต่ละคนมาก
	9.  เอกสารมีจำนวนมากมาย มหาศาล จนเก็บไม่หมด
	10. การทำงานที่ซ้ำซ้อน เสียเวลา เช่นการรับหนังสือ ต้องผ่านขั้นตอนหลาย ขั้นตอนกว่าจะสามารถเก็บข้อมูลลงแฟ้มหนังสือปัจจุบันได้	
	11. เอกสารทุกอย่างไม่สามารถออกได้ทันทีต้องรอเวลาพิมพ์ เช่นรายงาน นอกจากนี้รายงานที่พิมพ์ออกมายังอาจจะไม่เรียบร้อย 
	      หากมีการแก้ไข
	12. ไม่สามารถสนองความต้องการของสมาชิกได้ เช่น เมื่อสมาชิกถามถึงหนังสือ
	13. ขาดความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลเนื่องจากพนักงานมีสิทธิในการใช้ข้อมูลเท่าเทียมกัน
	14. ขัดขวางการเจริญเติบโตและ เป็นปัญหาในการขยายบริการของร้าน เนื่องจากความไม่แน่ใจว่าจะมีปัญหาเพิ่มขั้นหรือไม่